Kā uzrakstīt ziņojumu? Svarīgākie principi

Kas ir ziņojums?

Ziņojums var būt mutisks vai rakstisks, un parasti tas tiek adresēts vadītājiem, klientiem, iestādēm, investoriem vai uzraudzības institūcijām.

Ziņojuma galvenais mērķis ir sniegt konkrētu informāciju par noteiktu problēmu, procesu vai notikumu. Ziņojumu var izmantot, lai:

• apkopotu veiktos pasākumus;
• atspoguļotu pētījumu rezultātus;
• analizētu datus;
• izvērtētu situāciju;
• atklātu nepilnības;
• sniegtu ieteikumus;
• uzraudzītu darba progresu;
• dokumentētu projekta norisi.

Praksē ziņojums galvenokārt pilda informatīvu un lēmumu pieņemšanas funkciju — tas ļauj adresātam izdarīt secinājumus un veikt konkrētus pasākumus.

Kādām īpašībām jāpiemīt labam ziņojumam?

Neatkarīgi no ziņojuma veida tam jāatbilst vairākām pamatprasībām.

• Precizitāte — ziņojumā jāiekļauj tikai konkrēta informācija, kas attiecas uz aplūkojamo jautājumu. Jāizvairās no neskaidriem formulējumiem un vispārinājumiem.
• Konkrētība — saturam jābūt lakoniskam, loģiskam un strukturētam, turklāt katrai informācijai jābūt pamatotai un izrietošai no datiem.
• Objektivitāte — ziņojums nedrīkst balstīties autora personīgajos viedokļos. Secinājumiem jāizriet no faktiem, analīzes vai pētījumu rezultātiem.
• Saskaņotība — dokumentam jāsaglabā vienota struktūra, stils un informācijas pasniegšanas veids.
• Pārskatāmība — labi sagatavotā ziņojumā svarīgāko informāciju var ātri atrast, izmantojot satura rādītāju, virsrakstus un nodaļas.
• Valodas un satura pareizība — ziņojumā nedrīkst būt valodas, stila vai faktu kļūdu. Nepareizi dati vai neprecīzi secinājumi var novest pie nepareizu lēmumu pieņemšanas.

Kā uzrakstīt ziņojumu?

Ziņojuma sagatavošanai nepieciešams sakārtot informāciju, izveidot atbilstošu struktūru un skaidri, objektīvi atspoguļot datus.

1. Ziņojuma tēmas un mērķa noteikšana — vispirms jānoskaidro, par ko būs ziņojums, kādu problēmu tas analizēs, kāpēc tas tiek veidots un kas būs tā adresāts. No tā ir atkarīgs gan informācijas apjoms, gan dokumenta valoda.
2. Datu apkopošana un sakārtošana — ziņojumam jābalstās uzticamos avotos un konkrētos datos. Tie var būt pētījumu rezultāti, statistika, finanšu dati vai novērojumi. Šajā posmā jāatlasa svarīgākā informācija un jāizslēdz lieki vai ar tēmu nesaistīti dati.
3. Ziņojuma struktūras izveide — pirms rakstīšanas sākšanas ieteicams izveidot dokumenta plānu un sadalīt to tematiskās sadaļās. Tas palīdzēs ziņojumu veidot loģisku un pārskatāmu.
4. Ziņojuma satura rakstīšana — dokumenta saturam jāatspoguļo fakti, jāizskaidro sakarības, jāparāda dati un jāvirza lasītājs pie konkrētiem secinājumiem. Ziņojumos bieži izmanto tabulas, diagrammas un grafikus.
5. Formatējuma papildināšana — ziņojumam jābūt vizuāli pārskatāmam, lai atvieglotu satura uztveri. Ieteicams izmantot virsrakstus un nodaļas, aizzīmētus vai numurētus sarakstus, kā arī izcelt svarīgāko informāciju. Parasti izmanto bezserifa vai serifa fontus 11–12 punktu izmērā un rindstarpu 1,15–1,5.
6. Secinājumu un ieteikumu izstrāde — ziņojuma noslēgumā jāapkopo svarīgākie konstatējumi. Ja dokumenta raksturs to prasa, var pievienot ieteikumus, priekšlikumus izmaiņām vai riska novērtējumu.
7. Ziņojuma pārbaude — pirms dokumenta iesniegšanas jāpārbauda datu pareizība, secinājumu atbilstība analīzei, teksta saskaņotība, avotu pilnīgums, kā arī valodas un tehniskais noformējums.

Kādai jābūt ziņojuma struktūrai?

Daudz kas ir atkarīgs no ziņojuma veida, tomēr universālākais izkārtojums ir šāds:

1. Titullapa — tajā iekļauj pamatinformāciju, kas identificē ziņojumu, piemēram, nosaukumu, autoru, adresātu, ja tas nepieciešams, dokumenta sagatavošanas datumu un vietu.
2. Kopsavilkums — īss svarīgākās informācijas, rezultātu un secinājumu izklāsts.
3. Satura rādītājs — sakārtots nodaļu un apakšnodaļu saraksts ar lappušu numuriem.
4. Ievads — iepazīstināšana ar ziņojuma tēmu, situācijas kontekstu, analīzes tvērumu un galvenajiem metodoloģiskajiem pieņēmumiem.
5. Saturs — ziņojuma galvenā daļa, kas ietver problēmas aprakstu, datu analīzi, pētījuma vai notikumu norisi, kā arī to sekas un interpretāciju.
6. Secinājumi — kopsavilkums, kas tieši izriet no veiktās analīzes.
7. Ieteikumi — piedāvātie pasākumi, risinājumi vai turpmākie soļi.
8. Bibliogrāfija — visu ziņojuma sagatavošanā izmantoto avotu saraksts.
9. Pielikumi — papildu materiāli, kas papildina ziņojumu, piemēram, detalizēti pētījumu rezultāti, tehniskā dokumentācija vai citi avoti, kas ir pārāk apjomīgi, lai tos iekļautu dokumenta galvenajā daļā.

Ziņojumu veidi

Var izdalīt vairākus ziņojumu veidus, un to iedalījums ir saistīts ar mērķi, raksturīgajām iezīmēm vai mainīgo lielumu kopumu. Ziņojumus var iedalīt pēc šādiem kritērijiem:

Ziņojuma apjoms:

• īss jeb izpildziņojums — līdz 10 lappusēm; tajā sniegta lakoniska un pārskatāma informācija;
• garš jeb paplašināts ziņojums — vairāk nekā 10 lappuses; tajā ietverta padziļināta problēmas analīze un plašāks datu klāsts.

Ziņojuma saturs:

• informatīvs — atspoguļo faktus un datus;
• analītisks — ietver datu interpretāciju un secinājumus;
• zinātnisks — balstīts pētījumos un zinātniskā metodoloģijā;
• tehnisks — attiecas uz tehniskiem vai tehnoloģiskiem jautājumiem;
• finanšu — ietver finanšu un ekonomiskos datus;
• periodisks — tiek veidots regulāri, piemēram, reizi nedēļā vai ceturksnī.

Ziņojuma mērķis: ziņojums var būt, piemēram, kontroles, mārketinga, pārdošanas, negadījuma izmeklēšanas, pētījuma vai audita ziņojums.

Ziņojuma piemērs

Tālāk sniegts saīsināts ziņojuma piemērs.